کیمیای آگاهی

مقوله تفویض اختیار

بر اساس مقوله تفویض اختیار ، ساختار هر مجموعه کاری در شاکله سیستمی آن  شکل میگیرد و غیر از این سازمان وجود نداشته ، و عملاً کار بصورت گروهی و مجموعه های کاری تعریفی نداشته  و فلسفه وجودی ساختار هرمی زیر سوال میرود .

از نوک هرم که کل مسئولیت بر دوش او است و اشراف دارد ، بسته به شخص و جایگاه شغلی ، به آدم ها به فراخور توانایی و دستمزد دریافتی، تفویض اختیار صورت میگیرد.

به این صورت که بر اساس هویت شغلی و شخصیت و جایگاهی که در هرم دارند، مسئولیتی را بر عهده گرفته و بصورت تمام و کمال پاسخ گو و جواب گوی آن خواهند بود.

البته توجه داشته باشیم که به میزان توان افراد و میزان حقوقی که دریافت میکنند از آنها انتظار پاسخ گویی داریم !

آیه ۲۳۳ سوره بقره :

لاَ تُکَلَّفُ نَفْسٌ إِلاَّ وُسْعَهَا : هر کسی به اندازه توانش مکلف است

responsibility

response                         +                        ability

تفویض اختیار به دو صورت شکل میگیرد :

۱) در حالت غیر سازنده و فاقد آگاهی :

در این حالت، نه تنها جایگاه شغلی بطور صحیح بررسی نشده، بلکه فرد مناسبی هم برای آن جایگاه ، انتخاب نشده است . و این اشکال باعث میشود ، طرفین دچار نارضایتی شغلی شده و عملا بهره وری سیستم به شدت کاهش داشته باشد .

این حالت خود به دو بخش تقسیم میشود :

الف ) فرد توانمند تر از کاری باشد که به او محول شده است.

با این نوع وظایف شغلی و تفویض اختیار ها، بعد از مدتی ، فرد احساس نا خوشایندی پیدا کرده و به نوعی سرکوب میشود . این فرد با وجود توانایی های بالا در چنین محیط و شرایطی، کم کم فسیل میشود .

قدر نشناسی و دیده نشدن توانایی های شغلی ، باعث نا رضایتی شغلی او میشود .

در چنین سیستمی کارها ، به خوبی پیش نمیرود و اگر هم به دلیل وجدان کاری و مسئولیت شناسی فرد ، وظایف محوله به خوبی انجام بگیرد ، باز بعد از مدتی فرد نا امید شده و به تدریج راندمان کاری افت پیدا خواهد کرد .

ب ) توانمدی های فرد کمتر از وظیفه محوله باشد.

در چنین حالتی که فرد، با وجود اینکه تمام تلاش خود را میکند ، باز از عهده وظایف محوله بر نمی آید. بعد از مدتی اعتماد به نفس خود را از دست میدهد ، و انگیزه خود را از دست داده و به نوعی دچار بی حس میشود . در چنین سیستمی ، پروسه های کاری به درستی یش نمیرود و فرد با وجود تلاش زیاد چون به نتیجه مطلوب و لازم نمیرسد، نا امید شده و نا رضایتی شغلی شدیدی پیدا میکند .

۲ ) در حالت آگاهانه و سازنده آن :

در این حالت جایگاه شغلی درست تشخیص داده شده ، و درست به همان میزان اهمیت، توان فرد نیز بررسی و لحاظ میگردد . و کسی که مسئول اعطای ، اختیارات است، بنا بر بررسی و مشاهده ، تشخیص میدهد که چه فردی، و تا چه میزان توان از عهده مسئولیت اعطا شده ، بر خواهد آمد . و بر همین اساس، به اندازه و در زمان مناسب مقوله تفویض اختیار اتفاق می افتد .

(در ادامه اشاره میشود ، که میبایستی، جایگاه شغلی به اندازه فرد شاغل در آن باشد ، و کوچکتر یا بزرگتر بودن آن چه عواقبی خواهد داشت ، اما لازم به ذکر است ، در پاره ای از موارد، شخصی که توانمندی شغلی خاص و بعضاً بالای دارد ، بنا به هر دلیلی ، یا برای زمان خاصی، اعلام آمادگی برای انجام کاری، بعضا کوچکتر و یا ساده تر از حد توان خود میکند،  در این حالت ایرادی بر مدیر مجموعه وارد نیست ، چون اعلام خود فرد بوده و حالت برنده -برنده در آن صادق است)

در حالتیکه همخوانی لازم و کافی ، بین جایگاه شغلی و فرد شاغل، باعث رشد توام شغل و فرد میگردد . ( منظور ما از رشد توام، همان رشد برنده – برنده است که هم رضایت شغلی و ارتقاء شغلی فرد را به همراه دارد و هم بهره وری کار و سیستم را موجب میشود )

با این همخوانی، حتی اگر بعد از مدتی، جایگاه شغلی، توان بزرگ شدن و ارتقاء را نداشته باشد ، ترقی فردی اتفاق می افتد، و حتی اگر سازمان جوابگوی او نباشد، فرد با توجه به اعتماد بنفس، موفقیت های شغلی ، و توانمندی های داشته و بدست آورده ، براحتی، در سازمان و ساختار دیگری جذب خواهد شد .

حال با مثالی این سه موقعیت را با هم مقایسه کنیم ، فرض کنید برای انجام کار به اداره ای مراجعه میکنیم،

وقتی به فردی که بزرگتر و توانمند تر از  جایگاه شغلی اش است ،برای کار مراجعه میکنیم ، کاری که ارائه کرده ایم را مثل توهین به خود تلقی میکند و نهایتاً با این رویکرد به سختی وظیفه اش را انجام میدهد .

وقتی به فردی که کوچکتر و ضعیفتر از جایگاه شغلی اش است کار را ارجاع میدهیم ، کار را شکست جدید و دوباره ای میبیند و با این احساس ناخوشایند به کار رسیدگی میکند .

در حالت سازنده و آگاهانه ، که فرد و جایگاه شغلی با هم متناسب انتخاب شده اند، شخص کار را ، موقعیتی طلایی برای رشد و قهرمان شدن میبیند و با تمام توان خود ، به انجام وظیفه میپردازد .

نظارت بر تفویض اختیار :

مدیر مجموعه و سازمان، موظف بر نظارت بر عملکرد مجموعه است و هر مدیری که مسئولیت میدهد باید نظارت هم بکند . ، لیکن زمانیکه تفویض اختیار صورت میگیرد، یعنی به توانایی و قابلیت های فرد ، آگاه بوده و اجرا و عملکرد را به او واگذار کرده است. پس توضیحات لازم برای اجرای کار را در ابتدا بطور کامل و واضح و شفاف ارائه کرده و بعد از آن تنها بر نتیجه عملکرد نظارت خواهد داشت .

ثُمَّ جَعَلْنَاکُمْ خَلاَئِفَ فِی الأَرْضِ مِن بَعْدِهِم لِنَنظُرَ کَیْفَ تَعْمَلُونَ ( یونس ۱۴)

سپس شما را در زمین جانشین ایشان قرار دادیم تا ببینیم شما چگونه عمل میکنید .